Als organisatie wil je graag in contact blijven met je klanten. Voor e-mails, aanbiedingen, loyaliteitsprogramma\u2019s of service na verkoop heb je persoonsgegevens nodig. Soms veel ook. Maar hoe lang mag je die gegevens eigenlijk bewaren? En onder welke voorwaarden mag je ze verzamelen? <\/p>\n\n\n\n
In deze blog lees je hoe je dat verantwoord \u00e9n AVG-proof doet, zonder juridisch jargon.<\/p>\n\n\n\n
Je mag alleen persoonsgegevens verzamelen als je een duidelijk en legitiem doel hebt.
Voorbeelden:<\/p>\n\n\n\n
\ud83c\udfaf Hoe concreter je doel, hoe beter. Vage termen als \u201cvoor marketingdoeleinden\u201d zijn niet genoeg. Kies liever voor iets als: <\/p>\n\n\n\n
\n“We bewaren je gegevens om tot 2 jaar na aankoop relevante updates en aanbiedingen te sturen.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n2\ufe0f\u20e3 Wanneer mag je m\u00e9\u00e9r gegevens verzamelen?<\/h2>\n\n\n\n
Je mag m\u00e9\u00e9r <\/strong>persoonsgegevens vragen als je kunt aantonen dat ze echt nodig zijn voor je doel<\/a><\/mark>.
Voorbeelden:<\/p>\n\n\n\n\n
- Aankoopgeschiedenis voor gepersonaliseerde aanbiedingen<\/li>\n\n\n\n
- Geboortedatum voor verjaardagsacties<\/li>\n\n\n\n
- Locatiegegevens voor regionale campagnes<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\u26a0\ufe0fMaar: verzamel nooit meer dan nodig is.<\/strong>
Vraag geen telefoonnummer als je alleen e-mails stuurt. En geen geboortedatum als je niets met leeftijd doet. <\/p>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\n3\ufe0f\u20e3 Mag je de gegevens lang bewaren?<\/h2>\n\n\n\n
Ja, maar alleen zolang je ze \u00e9cht nodig hebt voor je doel.<\/p>\n\n\n\n
Voor klantcommunicatie betekent dat:<\/p>\n\n\n\n
\n
- Zolang de klant actief is (bestellingen, contact, interactie)<\/li>\n\n\n\n
- En na afloop van de relatie: nog een paar jaar, afhankelijk van je strategie en wettelijke verplichtingen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Een goede vuistregel:
1 tot 5 jaar,<\/strong> afhankelijk van activiteitsniveau, type product en wat je aan de klant hebt gecommuniceerd.<\/p>\n\n\n\n\ud83e\uddf9 Tip: heeft een klant al lange tijd niet meer gereageerd? Dan is het verstandig (en verplicht) om die gegevens te verwijderen of te anonimiseren.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n4\ufe0f\u20e3 Aan welke voorwaarden moet je voldoen?<\/h2>\n\n\n\n
Wil je veel gegevens verzamelen en lang bewaren? Dan stelt de AVG een aantal voorwaarden:<\/p>\n\n\n\n
\u2705Voorwaarde<\/th> \ud83d\udcccToelichting<\/th><\/tr><\/thead> \ud83c\udfafDuidelijk doel<\/td> Waarom verzamel je deze gegevens?<\/td><\/tr> \ud83d\udccfDataminimalisatie<\/td> Verzamel alleen wat strikt noodzakelijk is<\/td><\/tr> \u23f3Bewaartermijn<\/td> Bepaal per gegevenstype hoe lang je het nodig hebt<\/td><\/tr> \ud83d\udce3Transparantie<\/td> Informeer je klanten hierover in je privacyverklaring<\/td><\/tr> \ud83d\udee1\ufe0f Beveiliging<\/td> Bescherm tegen ongeautoriseerde toegang of lekken<\/td><\/tr> \u2705 Toestemming (indien nodig)<\/td> Voor nieuwsbrieven, tracking, profilering, enz.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n <\/div>\n\n\n\n5\ufe0f\u20e3 Zo beperk je risico\u2019s<\/h2>\n\n\n\n
\n
- Plan automatische opschoonmomenten in voor je database<\/li>\n\n\n\n
- Evalueer regelmatig of je doelen nog actueel zijn<\/li>\n\n\n\n
- Maak het voor klanten eenvoudig om zich af te melden of hun gegevens in te zien<\/li>\n\n\n\n
- Beperk toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers die deze echt nodig hebben<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nSamengevat<\/h2>\n\n\n\n
Je mag persoonsgegevens verzamelen en bewaren om met klanten te blijven communiceren, zolang dat doelgericht, proportioneel en transparant gebeurt. Hoe meer gegevens je bewaart of hoe langer je ze houdt, hoe belangrijker het is om een goed beleid<\/mark><\/a> te hebben en dat consequent toe te passen. <\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\n\ud83d\udee0\ufe0f Wil je weten of je CRM- of marketingsysteem AVG-proof is?<\/h3>\n\n\n\n
Of hulp bij het instellen van bewaartermijnen of het controleren van je dataverzameling? RealCob helpt je grip te houden.<\/strong>
\ud83d\udc49Probeer RealCob 30 dagen gratis<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n