Als organisatie verzamel je persoonsgegevens voor allerlei doeleinden: klantenservice, facturatie, marketing, support. Maar hoe zorg je ervoor dat je deze gegevens niet te lang bewaart, niet meer verzamelt dan nodig is, of dat ze verouderen?
En wat doe je als één dataset voor meerdere doeleinden wordt gebruikt?
In deze blog lees je wat jouw organisatie moet doen om persoonsgegevens verantwoord te beheren én welke rol je systemen en interne processen daarin spelen.
⏳Hoe bewaartermijnen monitoren?
Persoonsgegevens mogen niet voor onbepaalde tijd worden bewaard. Je moet vooraf bepalen hoe lang je elk type gegevens bewaart, afhankelijk van het doel. Is het doel vervallen, dan moet je de gegevens wissen, automatisch of handmatig.
Wat kun je doen?
- Stel per gegevenstype duidelijke bewaartermijnen vast (bijv. 7 jaar voor facturatie, 2 jaar voor marketing)
- Zorg dat systemen verouderde data automatisch markeren
- Plan opruimrondes in (bijv. elk kwartaal)
- Leg alles vast in je verwerkingsbeleid of -register
👉Bewaar wat nodig is, niet wat handig is.
✂️ Hoe pas je dataminimalisatie toe?
Dataminimalisatie betekent: alleen de persoonsgegevens verzamelen die je écht nodig hebt. Vraag dus geen volledige geboortedatum als een leeftijdscategorie volstaat. Sla geen ID-kopieën op zonder wettelijke reden.
Wat kun je doen?
- Vraag bij elk formulier of proces: hebben we dit veld écht nodig?
- Verwijder velden of opslagmomenten zonder duidelijk doel
- Instrueer medewerkers wat wél en niet noodzakelijk is
- Beperk toegang tot gevoelige velden tot wie het echt nodig heeft
👉 Minder data = minder risico en meer vertrouwen.
✅ Hoe houd je gegevens correct en actueel?
Onjuiste of verouderde persoonsgegevens kunnen leiden tot fouten, klachten of imagoschade. Daarom moet je zorgen dat data juist, volledig en up-to-date blijft.
Wat kun je doen?
- Laat klanten hun gegevens periodiek controleren (bijv. bij inloggen)
- Gebruik invoervalidatie: controleer op geldig e-mailadres, bekende postcodes
- Log wie welke gegevens heeft aangepast, en wanneer
- Corrigeer fouten zodra ze gemeld worden
👉 Schone data = betere service en minder fouten.
Wat als één dataset meerdere doelen dient?
Soms gebruik je dezelfde gegevens voor verschillende doelen. Bijvoorbeeld:
- Een klant doet een aankoop (doel: facturatie)
- En schrijft zich in voor de nieuwsbrief (doel: marketing)
In zulke gevallen moet je:
- Per doel een bewaartermijn definiëren
- Bijhouden welke gegevens voor welk doel worden gebruikt
- Als één doel vervalt (bijv. afmelding nieuwsbrief), alleen de bijbehorende data verwijderen, niet de hele dataset als andere doelen nog gelden
👉 Slimme systemen en goede documentatie zijn essentieel.
🛠️ Software en structuur zijn onmisbaar
Je systemen en interne processen moeten samenwerken om verantwoord databeheer mogelijk te maken.
Je software moet:
- Bewaartermijn-deadlines automatisch signaleren
- Gegevens taggen per doel
- Ondersteunen in toegangsbeheer, opruimen en logging
Je interne organisatie (AO/IC) moet:
- Vastleggen wie wat bewaakt
- Rollen en verantwoordelijkheden duidelijk verdelen
- Periodiek controleren of beleid wordt nageleefd
👉 Zonder goede systemen en structuur gaat databeheer mis.
✅ Samengevat: Wat moet je regelen?
| 🧩 Wat beheren | 💡Hoe aanpakken |
|---|---|
| Bewaartermijnen | Stel per doel vast, stel systeemwaarschuwingen in |
| Dataminimalisatie | Verzamel alleen wat echt nodig is |
| Gegevenskwaliteit | Gebruik validatie, logging, regelmatige updates |
| Meerdere doelen per dataset | Tag per doel, wis selectief |
| Software + interne beheersing | Wijs rollen toe, stem systemen af op beleid |
🔍Beter grip op AVG-databeheer?
RealCob helpt je om precies bij te houden welke data je hebt, waarom die is opgeslagen en wanneer deze moet worden verwijderd. Van bewaartermijn-waarschuwingen tot hulp bij dataminimalisatie — alles in één dashboard.